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仕事の目標設定の内容は事務の場合どう書くべき?

      2015/11/17

仕事の目標設定の内容は事務の場合どう書くべき?

会社から仕事の目標設定を立てるよう言われる場合があります。

数字目標ができる場合ならいいのですが、事務では明確な目標設定がないため内容もあいまいになりがちです。

では目標設定をどう具体的に書くといいのでしょうか?そのポイントをまとめました。

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Q.仕事の目標設定の立て方、一般事務ではどうしたらいい?

一般事務の目標設定…困っています。

(カテゴリー迷いましたが、すみません。ここにさせてください。)

入社して、4年。

アットホームな感じの小さな会社(子会社)で働いていたのですが

親会社に吸収合併されることになり…

親会社の方針で、半期ずつ目標設定・面接をすることになりました。

また、達成できたかどうかの面接や自己判断などもしなければならないそうで…

私自身、今の会社でしか働いたことがなく

どのように設定すればいいのか、全く解りません。

多分今の時代、うちの会社のようなアットホームな会社の方が少ないのかもしれませんが…

会社に貢献するような内容を書かないといけないらしいのですが

私の仕事は、一般事務の仕事で(そして、あまり仕事がないような…)

貢献するようなことをしていないに等しい気がします。

どのように面接シートを書いたらいいのでしょうか?

書いたことがある方や、どんなことでもいいので教えていただけたらなと思います。

【ヒント】業務効率の改善・環境保全の徹底←とシートに書いてありました…

引用元-一般事務の目標設定…困っています。 – (カテゴリー迷いましたが、すみません… – Yahoo!知恵袋

A.事務の仕事の目標設定の仕方について

お仕事の内容からすると、定型的な業務のようですが、例えば、時間あたりの業務量、正確性、ミスの発生率、所用時間、

関係者とのコミュニケーション などが項目としてあげられ、それらに対して今期は何をどの程度にするのか、が目標として掲げられることになろうかと思います。

目標の変えようがなく困って いるとのことですが、目標項目としては同じでも、レベルと方法は工夫して変えてくことができるのではないでしょうか。

また、企業により、目標として認められる範囲は異なりますが、もし新人教育のウエイトが高いのであれば、新人を早期に戦略として育てるための 教え方の手順やツールの整備などを目標にしてもよろしいかと思います。

新人指導において、もし標準的なものが整備されてくるならばそれは部門全体としても 意味のあることと思われます。

その場合、例えば単に「マニュアルを作る」などという目標では上司の方への説得力に欠けるでしょう。

新人が、何について、どのくらいの期間 で、どの程度のレベルに達することを目的として行うか、ということを明確にしたうえで、そのために今期は何をどこまで実現するかを目標とされるとよろしい かと思います。

引用元-仕事の業務内容が変わることがありませんので、毎回目標設定を立てる際、目標の変えようがなく困っております。 | Q&A | ナビゲート

・事務所内の整理整頓(従業員が円滑に仕事に従事できるように)

・自分の仕事マニュアルを作成する(休に休んだとしても他の人が見て仕事できるように)

・自分に関係している仕事の表を作成する(ミス防止の為)

・倉庫内商品の陳列の工夫

思い出せるのはこんなことぐらいで・・・すみません。

環境保全の設定←コピーせず、スキャナーする。とか、ミスコピーの再利用などいかがでしょう。

引用元-一般事務の目標設定…困っています。 – (カテゴリー迷いましたが、すみません… – Yahoo!知恵袋

事務の仕事の目標設定などで、あいまいな目標から良い目標にする例

抽象的であいまいな目標はどのようにすると良い目標になる?

≪あいまいな目標例≫

・新規営業力の強化

・営業マニュアルの作成

・商品知識の習得

・○○システムの導入

・教育マニュアルの作成

・事務処理ミスの削減

・業務効率化の実現

あいまいな目標を、具体的でイメージしやすいものとするために

①『その結果どうなりたい?』

②『どれぐらい?』

③『いつまでに?』

の質問を繰り返してみてはいかがでしょうか。

≪より具体的な目標例≫

・新規営業で3ヶ月後受注20件獲得

・営業で3ヶ月後に見込客を常時40件もてるような状態にする

・営業マニュアルの作成により新人が3ヶ月で20社の見込客を作れるようにする

・商品ごとにお客様活用事例、他社商品との違い、導入のメリット、導入障壁への回答、主要顧客のすべてを3つ言えるようにする

・○○システムの導入により○月までに納期を平均10日短縮

・教育マニュアルの整備により○月までにアルバイトの事務処理ミスを○件以内に抑える

・3か月後までに事務処理ミス件数を前年同期比20%削減する

・業務効率化により○月末までに月の総残業時間を○○時間以内に抑える

具体的にする過程で、目標に対するイメージがわいやすくなり、実行に落とし込みやすくなると思います。

引用元-目標設定のコツ② あいまい目標→具体的目標|ジョグ(jogg)

仕事で目標設定が必要な理由

なぜ目標設定が必要なのか?

目標を達成するために必要なことは何でしょうか? それは……「行動」です。

「そんなことはわかってる。でも、最初の一歩を踏み出すのは大変だし、行動を続けるのはもっと大変」ですよね? 

人によって、やることによって、状況によって程度は変わりますが、誰しも「怠けたい」という気持ちがあります。

毎日やる気を出して行動する、というのは目標をより確実に達成するためにはオススメできません。

できるだけやる気が出る目標設定を行うために「SMARTの法則」を活用していただき、さらにこういったポイントを押さえてください。

それは「毎日コツコツと行動を続けやすい“環境”を作ることに集中する」ということです。

「毎朝果物だけを食べる」のであれば、当然果物を切らしてはいけません。

朝起きて果物を買いに行くところから一日が始まるなんて、ハードルが高すぎますよね?冷蔵庫にいつも果物が入っているように準備しましょう。

「毎日30分走る」のであれば、前の晩にシューズのヒモをゆるめて玄関に準備しておきましょう。

下駄箱にシューズをしまいっぱなしでは朝起きてすぐに走る気が失せてしまいます。

ウェアとシューズを枕元に置いて寝るのもいいですね。

「毎日3人のお客にアプローチする」のであれば、前日のうちに3人のお客をピックアップしておき、仕事が始まったらすぐに連絡できるように準備をしておきましょう。

引用元-自己啓発はいらない!目標設定4つのポイントと具体例

数字目標がない事務仕事の目標設定の仕方

よくあるのが、営業とか、数字が明確な仕事はいいのですが、

そうじゃない事務的な仕事なんかの場合は、

目標をどうしたらいいのですかという話。事務的な仕事でも、目標、是非、設定してください。

たとえば、伝票整理とかするでしょう。

それが今まで1時間かかってたので、最高の目標として、最高30分で仕上げるとか、

最低1時間かかってたのを55分でするとか、中間は45分でするとか。

たとえばですよ、電話を1回コールで取るとか、最低でも3回コールで取るとか。

そんなものでもいいですし、あと、常に笑顔を忘れないとか・・・ね。

挨拶は一番にするとか、何でもいいんです。

そういったことをここに書く。

しかも、「定性的」なことは、皆さんもおわかりと思いますけども、数字に表せないけども、

これもできるだけ、「定量化」してください。

定量化とは数字に置き換えることです。

事務処理のスピードを2倍にするとか。

そうすることによって、事務処理を早くすることが、「定量」に変わるでしょう。

量に変わると、何がいいかというと、計れるんですよ。

本当に2倍になったかとか、1.7倍になったかとか。

そうすると、それが成長の過程として明確にわかる。

自分のモチベーションも上がるし、さらに、目標も明確になってくる。

「的」が定まるということです。

だから、「定性」から「定量」に、是非、してみてください。

引用元-■ 数字目標のない事務職などの目標設定方法⇒定性を定量化! ■ | 実録!コンサル社長の「売上げ限界突破法!」楽天版 – 楽天ブログ

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