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片付け方法が知りたい!書類の片付けどうしたらいい?

      2015/11/27

片付け方法が知りたい!書類の片付けどうしたらいい?

気がつけばたまる書類・・・。片付けるにはどうしたらいいのでしょうか?

書類を片付けるには、様々な方法があるようです。

そこで今回は書類を片付ける方法についてまとめました。

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書類を片付ける方法。捨てる時に意識する事は?

書類を捨てる時は「不要な情報を捨てる」ことを意識する

今ある書類をパッと見て、「この情報は自分に必要だ」と思ったら残し、「もう必要ない」と思ったら捨てましょう。

以下に書類を捨てる時のポイントを書きますね♪

重要な書類はファイルにひとまとめ

重要な書類とは、以下のようなモノを指します。

・年金手帳

・契約書類

・保証書

「契約書類」とは、例えばインターネットを開通する時に受け取った書類のことです。

スマホの契約の時にも受け取ると思います。

これらは後々重要な役割を果たすこともあるので、しっかりファイルに保存しておきましょう。

特に、ドコモのスマホの契約書類はきっちり取っておいて下さい。ネットワーク暗証番号が書かれてるからです。

ネットワーク暗証番号はたまにしか使わないので、つい忘れがち。3回ミスるとドコモショップに行くという手間が発生するので、ちゃんと残しておいた方がいいですよ。

また、書類を保存する場所は1ヶ所に決めておきましょう。

探す手間が省けるのでオススメです。
 

引用元-部屋片付け「捨てる編」5~書類もサクサク捨てよう~ | 1ヶ月でサクッと部屋を片付けて、インドア趣味を楽しもう

書類を片付けるこんな方法も!

書類の片づけ方の手順その1 ファイルを3つ用意する

書類には3つの種類があります。

1.長期間大切に保管しなくてはならない書類

2.期間限定で保管が必要な書類

3.すぐに必要がなくなる書類

書類の片づけ方の第一歩は手持ちの書類をこの3つに分類することです。

その為にファイルを3つ用意しましょう。

1を収納するファイルは容量が大きく頑丈なものを。

残り2つはビニル製の簡易的なもので十分です。

ファイルごとに色分けすると見分けがすぐにつきますね。

3のすぐに必要がなくなる書類は内容を頭にいれたらすぐに処分をしても構わないのですが、念のため1週間や10日など自分で保管期限を決めてそれを過ぎたらすぐに処分をするようにしましょう。

書類の片づけ方の手順その2 古いものから新しいものへと書類を並べていく

次にファイルへの書類の入れ方ですが、古いものから新しいものへと入れていきましょう。

そうすれば「あの種類どこだったっけ」となったときもすぐにとりだすことができます。

また、頻繁に取り出す必要がある書類があった場合は常にその書類を一番上にしておきましょう。

書類の片づけ方の手順その3 ファイルが複数ある場合は作成年月日を記入していく

保管する必要のある書類が大量にある場合は、ファイルの背表紙などに作成年月日を記入していきましょうそうすれば、何年の何月に作成されたものかがすぐに解ります。

書類の片づけ方の手順その4 定期的に処分日を決める

不要な書類をためすぎないように定期的に書類を処分する日を作りましょう。

会社の書類の場合は機密性の低いものでも念のためにシュレッダーにかけたほうがよいですね。

引用元-決断力が大切? 必要なものがすぐにわかる書類の片づけ方 | スッキリ片付け生活

書類の片付け方法。ペーパーレスで片付けるには?

基本的にはペーパーレス化を目指しています。

なんとなーく必要かなというものは全てスキャニングしてクラウドとローカルで保存しています。

そして保存する場合は、フォルダ分けをせずにすべてひとまとめにしています。

これは単純にフォルダ分けするのが面倒なのと、「このたった一つのフォルダのどこかに必ず必要な情報がある」ということで検索をかければ時間もかからずに取り出せるからです。

クラウドサービスのEvernoteはOCR処理(画像の文字を認識する)をしてくれるので「スキャンスナップ」というスキャナーを使ってガシガシ取り込んでいます。

書類整理にかなり役立つ上に手頃な値段とコンパクトなサイズがとても評判となり、スキャナーではベストセラーとなっています。

ちなみに私の知人にはピザのメニューなどをこのスキャナーを使って取り込んでいる人もいました。

こういった書類整理術はメールの整理などでも応用がききますので身近なもので試してみましょう。

引用元-書類整理方法 | 捨てにくい書類を捨てるコツ

書類がゴチャゴチャすぎて、何から手を付けたらいいのか分からない方のために

家のあっちこっちに書類が散らばっていて、いったい何から手を付けていいのか分からない方のために、書類を一気に片付ける方法をご説明しよう。

1.すべての書類を一か所に集める

まず、すべての書類を一か所に集めよう。

冷蔵庫に貼ってある請求書、下駄箱の上に置きっぱなしの郵便物、テーブルに置いたままのプリント、カバンの中の給料明細。

思いつく限りの書類を一か所に集めよう。

こんなにあったの!とビックリするような量になる方もいるかもしれあい。

2.捨てる書類と保管する書類に分類する

それでは、次に、捨てる書類と保管する書類に分けていこう。

捨てるもの

・ダイレクトメール

・新聞、チラシ

・ダイレクトメールや新聞は、見直すことなんてほとんどない。問答無用で捨ててしまおう。

捨てるか保管するか迷うもの

・クレジットカードの利用明細

・公共料金の利用明細

・通販の利用明細

・ネット通販の領収書

・レシート、病院の領収書

・ポイントカード

・家具・家電の取扱説明書

・給与明細、源泉徴収票

・家具・家電の取扱説明書・保証書

迷うのが、このグループに属する書類。

これは、人によって意見が分かれるところだと思うが、私の場合、お金に関係する書類(クレジットカードの利用明細、給与明細など)はできるだけ保管するようにしている。

人によっては、家電の取扱説明書は、メーカーのサイトからPDFをダウンロードできるから捨ててしまうなんて方もいると思うが、私の場合、家電の取扱説明書は紙で保管するようにしている。やはり、紙のほうが見やすい。

このグループの書類は、ある程度の期間を決めて捨てていくのがよいのではないかと思う。

捨てられないもの

・契約書類(家、保険、スマホ、プロバイダー)

・保険・年金証書

これらは、捨てたくても、捨てられない。

3.個人情報に気を付けて

最後に、書類を処分するときは、個人情報に気を付けよう。

いまの時代、どんな悪いことに利用されるか分からない。

必ずシュレッダーするか、塗りつぶすなどしてから捨てるようにしたほうがよい。

引用元-書類の整理。家庭の書類を簡単に片付けるコツ | Nobody Is Right

片付けのプロが語る書類整理の方法

■重要性が低い書類は捨てる

私も片づけのプロですが、私は「書類は全部捨てることが基本」とは言いません。

とは言え、そのようにおっしゃる他のプロの方々の言っていることが間違っているというわけではありません。

「書類は全部捨てることが基本」というのは極端な表現ではありますが、モノが捨てられない方や片づけが苦手な方には、これくらい言わないと書類の整理ができない背景があると言えます。

また、他のプロの方々の言う書類の全捨てとは、学校から配布されるプリントやダイレクトメールなどの、重要性が低く代わりがきくような書類に対してだと思います。

おっしゃる通り、保険証書や登記簿謄本は重要ですし、墓地永代使用料の領収書などなくしてしまうと困る書類は、残しておく必要があります。

■書類整理は片付け実感が湧きにくい

洋服は数枚捨てたら体積がぐっと減るので、片づけた実感を得られます。

しかし、書類は数枚処分したところでほとんど体積が変わらないため「片づけた」という実感が湧きにくく、しかも1枚1枚確認するのにかなりの時間を要してしまいます。

そのため私は逆に「書類は全部残す」または「書類は一番後回し」にする場合が多いです。

書類を片づけたいという場合はもちろん順を追って書類を片づけますが、他のモノが片づいていないときは書類以外から片づけ始めた方が早いです。

書類から片づけてしまうと、時間がかかってもなかなか成果が見えないので、片づけを続けていられなくなってしまいます。 

私は「書類は全部捨てることが基本」と真逆の考えではありますが、印象に残りやすく伝わりやすくするためにやや極端な表現を使われているのだと思います。

引用元-片付け方の1つ「書類は全捨てが基本」はどう考えればいい? | 株式会社共同通信社

twitterの反応

https://twitter.com/Tuufs/status/650630428345282560

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